Делопроизводство
Содержание
Введение 2
1. Ключевые понятия дисциплины 6
2. Перечень нормативно правовых актов которые должны использоваться при внедрении ГОСТ Р630-2003 7
3. Перечень реквизитов документов 10
Перечень реквизитов документов 10
4. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка 25
6. Образцы бланков документов(общий бланк организации, бланк конкретного вида документа организации, бланк письма 29
7. Образцы документов по видам 31
7.1. Документы личного характера(расписка, заявление, резюме) 31
7.2. Распорядительные документы(приказ,распоряжение, выписка из приказов) 35
7.3. Организационные документы (договор,должностная инструкция) 43
8. Форма номенкулатуры дел организации 49
Заключение 58
Список использованной литературы 60
Приложение 1 61
Приложение 2 64
Приложение 3 68
Введение
С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить в том числе и историю делопроизводства.
В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового. Уже в 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращении переписки, а в 1918 г. - постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". Проекты декретов по вопросам упрощения делопроизводства в советских учреждениях были подготовлены в конце 1918 - начале 1919 гг. В 1921 г. состоялась 1-я Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами, а также о создании в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.
В 1923 г. при ВСНХ СССР было создано бюро "Стандартизация", которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1926 г. при НК РКИ был создан Государственный институт техники управления, который стал заниматься совершенствованием государственного аппарата.
Однако скоро все эти начинания были завершены. В 1925 г. секретарей включили в канцелярско - техническую группу специалистов и уравняли их с машинистками, рассыльными, конторщиками и архивариусами. В 1926 г. коллегия Народного комиссариата рабоче - крестьянской инспекции пыталась навести порядок в секретарских должностях, предложив считать секретарей помощниками руководителей. Однако эти предложения остались на бумаге, а в жизнь вошло принятое в 1932 г. волевое решение, разделившее всех секретарей на две неравноценные (в должностных обязанностях и окладах) группы. Первые стали называться помощниками и референтами, а вторые - машинистками - секретарями 1-ой и 2-ой категорий. На вторых были возложены чисто механические функции: печатание, простые канцелярские работы, оформление и хранение документов.
Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Многие работники аппарата ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены. Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению и перестройке работы аппарата. Несмотря на объективные трудности, вызванные последствиями войны, продолжалось совершенствование работы аппарата. Был принят ряд постановлений, регламентирующих такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, улучшение работы в области стандартизации и унификации.
В начале 1960-х годов секретари получили новые должности - секретарь - машинистка и секретарь - стенографистка, и им были переданы все административные и технические функции, которые раньше выполняли помощники и референты.
25 июля 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР № 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", оно ввело в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений. В 1964 г. в Московском государственном историко - архивном институте был открыт факультет государственного делопроизводства.
В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научно - исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
Если до 1969 г. советские секретари имели только производственную подготовку и частично курсовую, то позднее они стали получать среднее специальное образование на базе профессионально - технических училищ.
В 1969 -1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, однако после их пересмотра и доработки были утверждены только два: ГОСТ 6.38-72 "Требования к оформлению документов" и ГОСТ 6.39-72 "Формуляр - образец".
С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно - распорядительных документов и единые правила организации работы с документами. Началась активная разработка отраслевых стандартов и стандартов предприятий, содержащих требования к документам. Постановлением от 04.09.73 № 435 Госкомитет СССР по науке и технике ввел в действие основные положения ЕГСД. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Основные положения", определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно - распорядительных документов.
Общее научно - методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико - экономической информации. Всего унифицировано более 4,5 тыс. форм документов.
В начале 1970 г. в Ленинграде началось комплексное повышение квалификации секретарей - практиков. В 1984 - 1986 гг. ВНИИДАД разработал стройную систему документационного обеспечения управления, получившую название "Единая государственная система документационного обеспечения управления" (ЕГСДОУ).
В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросли роль и значение документационного обеспечения управления, которое постепенно переходит на машинную основу.
1. Ключевые понятия дисциплины
Делопроизводством называют деятельность, охватывающую документирование и организацию работы с документами или другими словами человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.
Документированием называется часть делопроизводства, которая связана с созданием документов (рис. 1). Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения и использованию архивных документов относят к архивному делу.
Рис. 1. Классификация делопроизводства
Требования к оформлению документов, сформулированные с позиций документоведения, закрепляются в инструкциях и правилах по делопроизводству.
2. Перечень нормативно правовых актов которые должны использоваться при внедрении ГОСТ Р630-2003
Нормативную базу делопроизводства составляют:
• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
• законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.
Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.
Представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами:
1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.
2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536). Положения Типовой инструкции устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.
3. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Оформление текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).
3. Перечень реквизитов документов
Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами.
ГОСТ устанавливает максимальный набор реквизитов – 29.
Перечень реквизитов документов
01. Государственный герб Российской Федерации
02. Герб субъекта Российской Федерации
03. Эмблема организации или товарный знак
04. Код организации
05. Код формы документа
06. Наименование организации
07. Справочные данные об организации
08. Наименование вида документа
09. Дата документа
10. Регистрационный номер документа
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
12. Место составления или издания документа
13. Гриф ограничения доступа к документу
14. Адресат
15. Гриф утверждения документа
16. Резолюция
17. Заголовок к тексту
18. Отметка о контроле
19. Текст документа
20. Отметка о наличии приложения
21. Подпись
22. Гриф согласования документа
23. Визы согласования документа
24. Печать
25. Отметка о заверении копии
26. Отметка об исполнителе
27. Отметка об исполнении документа
28. Отметка о поступлении документа
29. Идентификатор электронной копии документа
01.Государственный герб Российской Федерации
Помещают на бланках документов в соответствии с «Положением о Государственном гербе Российской Федерации»
02.Герб субъекта Российской Федерации
Помещают на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации в соответствии с нормативными актами городов, районов России
03.Эмблема организации или товарный знак
Проставляется на бланках документа в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест нахождения товаров
04.Код организации
Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления ОКОГУ)
05.Код формы документа
Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)
06.Наименование организации
Является собирательным обозначением автора документа. Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ
Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо
Выше указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется
07.Справочные данные об организации
Реквизит содержит сведения, важные для информационных контактов: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или ОКУГУ, код по ОКУД
Другие сведения: телефакс, телекс, счет в банке, ИНН, адрес электронной почты, адрес в Интернет
08.Наименование вида документа
Должно соответствовать табелю форм документов
Пишется, как правило, прописными буквами
В письмах не указывается, за исключением гарантийных писем
09.Дата документа
Указывает время создания документа, время его подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации
ГОСТ определяет местонахождение каждого из них
Дата оформляется арабскими цифрами: например, дата 29 мая 2001 года оформляется так- 29.05.2001.
Допускается и словесно-цифровой способ: например, 29 мая 2001 г.
Если авторами являются несколько организаций, то проставляется наиболее поздняя дата
Дата проставляется от левого поля
10.Регистрационный номер документа
Цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое документу при регистрации
Регистрационный номер состоит из порядкового номера регистрации, может дополняться индексом дела, кодом документа, кодом автора
Он заносится в регистрационные формы и проставляется на самом документе на одной строке с датой, после нее
11.Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Используется только в тех видах документах, которые являются ответами на запрос
Сведения переносятся в реквизит с поступившего документа по форме:
«На № _____от_____»
12.Место составления документа
Указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам 06 и 07
В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала
Данный реквизит проставляется в соответствии с принятым административно-территориальным делением
13.Гриф ограничения доступа документа
Свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу
В соответствии с Федеральным Законом «Об информации, информатизации и защите информации» подобная информация подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную информацию
Информация, отнесенная к государственной тайне, имеет три степени секретности: «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно»
Информация, отнесенная к конфиденциальной, помечается грифом «Для служебного пользования» (ДСП), «Конфиденциально» (КТ - коммерческая тайна)
Реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа, например, Конфиденциально Экз. 2
14.Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица
При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы проставляются перед фамилией
Документ не должен содержать более четырех адресов (в этом случае составляется список рассылки документа)
На документах, направляемых постоянным корреспондентам, почтовый адрес не проставляется
Порядок написания почтового адресата установлен «Правилами оказания услуг почтовой связи» РФ от 26.09.1997 № 1239:
1- наименование адресата
2- название улицы, номер дома, номер квартиры
3- название населенного пункта
4- название области, края, автономного округа
5- страна
6- почтовый индекс
На конверте адрес корреспондента пишется в нижней правой части, а адрес отправителя - в левом верхнем углу в том же порядке
На документе адресат пишется в правом верхнем углу первого листа на уровне первой строки названия организации- автора документа
При адресовании организации пишут
ОАО «Сигма»
Отдел сбыта
ул. Мира, д. № 81, Москва, 125000
При адресовании руководителю (заместителю) пишут
Генеральному директору
ОАО «Сигма»
г-ну И.П. Стасову
ул. Мира, д. № 81, Москва, 125000
При адресовании документа в несколько однородных организаций следует указать их обобщенно:
Учреждения начального
профессионального образования
г. Ростов-на-Дону
При адресовании физическому лицу:
ул. Армавирская, 27, Москва,
125098
А.Н. Костюковой
15.Гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом
Состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Сигма»
И.П. Стасов
27.12.2004
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одно уровне
При утверждении документа другим документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО):
УТВЕРЖДЕН
Протоколом заседания
Совета директоров
от 20.05.2004 № 7
Перечень документов, подлежащих утверждению, определяется в инструкции «Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», а также в инструкции по делопроизводству организации
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа
16.Резолюция
Оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указания по исполнению данного документа или отношение руководителя к данному вопросу
Включает И.О.Ф. исполнителя (кому поручается исполнение); содержание поручения (конкретные действия); срок исполнения, подпись и дату
При наличии нескольких исполнителей ответственным считается названный первым в резолюции
Резолюция пишется, как правило, от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится
17.Заголовок к тексту
Выражает краткое содержание текста, его смысловую нагрузку
Содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое должно быть произведено (О подготовке аттестационной комиссии)
Заголовок составляет тот, кто составляет текст документа
К тексту документа, оформленного на формате А5, заголовок можно не составлять
При регистрации документа заголовок заносится в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных
18.Отметка о контроле
Этот реквизит означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков
Существует два вида срока исполнения документа - типовой и индивидуальный
Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль»
Проставляется на левом поле документа, на уровне первых строк заголовка к тексту
19.Текст документа
Отражает основное смысловое содержание документа, может быть оформлен в виде связного текста, анкеты, таблицы и т. д.
Текст, как правило, состоит из двух частей: в первой указываются причины, основания, цели составления документа, а во второй – излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации
Текст может содержать только заключительную часть: например, приказ
Вводная часть, как правило, отсутствует в письмах-просьбах, извещениях, приглашениях, сопроводительных письмах
Связный текст применяется при подготовке уставов, инструкций, договоров, актов, писем, приказов, правил
Текст подразделяют на разделы и подразделы, пункты и подпункты, заголовки пишутся с прописной или прописными буквами, подзаголовки – с прописной буквы; пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками; текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой
Документы должны быть написаны деловым стилем, иметь нейтральный тон изложения, обладать точностью, ясностью и лаконичностью текста
20.Отметка о наличии приложения
Реквизит располагается после текста от границы левого поля:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ направляется по нескольким адресам, а приложение только в один адрес, то пишут:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут:
Приложение № 1
к приказу Председателя
Правления банка
13.05.2004 № 105
21.Подпись
Реквизит состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия):
Заместитель Председателя
Правления банка личная подпись О.П. Степанов
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Генеральный директор личная подпись Л.Д. Славин
Главный бухгалтер личная подпись О.Ю. Ковалева
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне
Документ может быть подписан и.о. должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица
22.Гриф согласования документа
Выражает согласие другой организации (не автора) с содержанием документа
Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования:
СОГЛАСОВАНО
Директор Учебного центра
НИИ статистики
Личная подпись И.И. Лосев
25.05.2004
Согласование может осуществляться письмом, решением, актом и другим документом:
СОГЛАСОВАНО
Решение методической
Комиссии Учебного центра
НИИ статистики
Протокол от 25.05.2004
Гриф согласования документа может располагаться ниже реквизита «Подпись», либо на отдельном листе согласования
23.Визы согласования документа
Согласование документа оформляется визой:
Юрисконсульт
Личная подпись Т.Б. Власов
05.06.2004
При наличии замечаний к документу перед подписью и датой пишется фраза Замечания прилагаются, замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа, для остающегося в организации подлинника – в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника
В отдельных случаях визируется каждый лист документа
24.Печать
Ставится на документах с целью удостоверения их подлинности
Печати бывают гербовые и простые
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи, был хорошо читаем
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте
Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложении к Государственной системе документационного обеспечения управления (1991 г.)
25.Отметка о заверении копии
Проставляется ниже реквизита «Подпись»:
Верно
Главный специалист
Управления делами
Личная подпись З.А. Ковалева
18.05.2004
Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии)
26.Отметка об исполнителе
Проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа
Реквизит включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона
27.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Реквизит включает отметку об исполнении документа и направлении его в дело, включающую ссылку на дату и номер документа, свидетельствующих о его исполнении, краткие сведения об исполнении, слова В дело , номер дела, в котором будет храниться документ
Отметка датируется и подписывается исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, где исполняется документ
28.Отметка о поступлении документа в организацию
Проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа справа
Состоит из порядкового номера, даты поступления документа в организацию (при необходимости указываются часы и минуты)
Как правило, отметку о поступлении проставляют автоматическим нумератором
29.Идентификатор электронной копии документа
Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации
Каждый документ имеет определенный набор реквизитов – формуляр документа. Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, их отсутствие лишает документ юридической силы. Это дата, регистрационный номер, текст, подпись, в некоторых случаях – печать, гриф утверждения, нотариальное удостоверение.
4. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Примечание: рисунки 2 и 3 взяты из ГОСТа Р 6.30-2003. В этом ГОСТе, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне 15 реквизита "Адресат".
Рис. 2.
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка (размеры указаны в миллиметрах)
Рис. 3.
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка (размеры указаны в миллиметрах)
Примечание: горизонтальные границы зон реквизитов, отмеченные пунктиром, могут смещаться по вертикали. При оформлении реквизитов необходимо помнить, что они отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Например, если текст документа оканчивается в начале второй страницы, то реквизит "Подпись" должен быть оформлен под текстом через 2-4 межстрочных интервала. Однако при оформлении документов необходимо помнить, что реквизиты 27, 28, 29 и 30 оформляются от нижнего края листа.
При печатании документов рекомендуется соблюдать отступ от левой границы текстового поля:
0 – для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "ВЕРНО", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
5 – для начала абзаца в тексте.
6. Образцы бланков документов(общий бланк организации, бланк конкретного вида документа организации, бланк письма
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автор официального документа.
Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документами.
Виды бланков подразделяются на основные и дополнительные:
к основным бланкам относятся общий бланк и бланк письма.
к дополнительным бланкам можно отнести бланк конкретного вида документа; должностной бланк; бланк структурного подразделения; бланк для работы с зарубежными партнерами.
Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов.
Реквизиты общего бланка документа:
- герб (для организаций, имеющих на это право);
- эмблема организации (при наличии герба не проставляется);
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации; трафаретные части документа (дата, номер документа).
Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа: гриф утверждения; заголовок к тексту; отметка о контроле. Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем.
Бланк письма содержит реквизиты:
- герб (для организаций, имеющих на это право);
- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);
- код организации или предприятия по ОКПО;
- наименование вышестоящей организации;
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- трафаретные части реквизитов;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле.
При разработке бланков документов рекомендуется два варианта расположения реквизитов: продольный и угловой.
Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.
Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.
Для бланков применяют белую бумагу или бумагу светлых тонов формата А 4 (210 X 297 мм.) и А 5 (148 X 210 мм.), плотности от 80 до 200 г/м, со степенью белизны 88-98 %.
Все бланки должны иметь поля (не менее):
- левое - 20 мм;
- правое - 10 мм;
- верхнее - 20 мм;
- нижнее - 20 мм.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
7. Образцы документов по видам
7.1. Документы личного характера(расписка, заявление, резюме)
В жизни каждого человека возникают ситуации, когда он вынужден обращаться в различные государственные учреждения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.д. В этом случае автором документа выступает сам составитель. Документы такого характера называются личными. К личным документам относятся: автобиография, заявление, доверенность, расписка, письмо.
Хотя содержание и форму определяет составитель, отдельные составные части или реквизиты должны содержаться в личном документе обязательно. Для многих личных документов разработаны бланки, на которых отведено место для каждого реквизита.
Заявление. Заявление должно иметь 6 реквизитов: кому адресовано, кем написано, название документа, содержание, подпись и дата.
Должность, фамилия, отчество адресата
Должность, фамилия, отчество отправителя
Заявление
Т Е К С Т
Дата
Подпись
Автобиография. Автобиография имеет четыре реквизита: название документа, содержание - изложенные в хронологическом порядке события жизни, подпись, дата.
Автобиография
Я, ________________, родилась ________________ в г.Москве, в семье служащих.
Отец, ____________________________, - военнослужащий. Мать, ____________________, - научный сотрудник в НИИ.
В _______ г. переехала в г. ______________ вместе с родителями.
В __________ г. поступила в среднюю школу № ___ г. ______________ в 1-й класс. В связи с переменой места жительства в _______ г. перешла в среднюю школу № ___ г. ______________________в класс с углубленным изучением математики.
В ________ г. окончила ДМШ № _______ по классу фортепиано.
Увлекаюсь живописью, музыкой, спортом.
М. Иванова
___ сентября _________ г.
Расписка. Расписка - это документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, вещей, документов). Составные части реквизита:
• название документа;
• содержание (указание должности, фамилии, имени и отчества лица, выдавшего ценности; перечень ценностей с указанием количества, а иногда и цены, которые пишутся цифрами и в скобках прописью);
• подпись давшего расписку;
• дата.
Расписка
Я, учитель информатики гимназии № ___ г. ____________ Зеленина Екатерина Ивановна, получила от зам. директора по АХЧ Кривченко Нины Николаевны принтер "Epson FX-1170" сроком на 1год.
Е.И.Зеленина
2 сентября 2009 г.
Доверенность. Доверенность - документ, свидетельствующий о том, что лицо (доверитель) предоставляет право кому-либо (доверенному лицу) на совершение определенных действий или получение товарно-материальных ценностей.
По своему характеру и назначению доверенности подразделяют на две группы: доверенности, выдаваемые официальными лицами, и доверенности, выдаваемые отдельными гражданами. В первом случае их пишут на бланках, выполненных типографским способом. Во втором их составляют в произвольной форме, включая следующие реквизиты: название документа; фамилию, имя, отчество лица, которому выдана доверенность; содержание; подпись; дату; подпись должностного лица, удостоверившего подпись доверителя; печать.
Доверенность
Я, Иванова Евгения Николаевна, доверяю Степановой Валентине Сергеевне получить причитающийся мне денежный перевод в сумме 200000 (двести тысяч) руб.
Е.Н.Иванова
21.12.2007
Подпись Ивановой Е.Н. удостоверяю.
Директор средней школы № ____
И.Б.Петрова
21.12.2007
Характеристика. Характеристика - официальный документ, который выдает администрация учреждения, предприятия или организации. В ней приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, учащегося, студента и т.д.
Характеристика
практикантки, учащейся средней школы № ___ г._________________
Зининой Татьяны
Зинина Татьяна с 1 по 24 июня 2007 г. проходила производственную практику в Центре новых информационных технологий Октябрьского окружного отдела комитета по образованию администрации г.______________.
За время прохождения практики выполнила большой объем машинописных работ. Проявила умение работать грамотно, правильно располагать печатный текст, оформлять документы в соответствии с существующими нормами.
Т.Зинина также работала в архиве г._____________, где оформляла дела постоянного хранения. Все поручения выполняла аккуратно, вдумчиво и внимательно.
Ей свойственны скромность, трудолюбие, высокая культура поведения, готовность выполнять любое задание.
С учетом мнения коллектива, практика оценивается на "отлично".
Директор ЦНИТ
Н.Н.Климова
24.06.2007
7.2. Распорядительные документы(приказ,распоряжение, выписка из приказов)
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями. В настоящее время основными видами распорядительных документов являются: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:
1. организационным;
2. планирования производства;
3. строительства, материально - технического снабжения;
4. сбыта;
5. финансов и кредита;
6. труда и заработной платы.
Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного их издания. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Схема подготовки распорядительных документов следующая:
1. всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
2. согласование текста и его подписание;
3. обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).
Проект распорядительных документов может быть подготовлен отдельными специалистами или структурными подразделениями. Основным распорядительным документом является приказ. Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Приказами оформляются:
1. порядок деятельности предприятия;
2. решения и поручения по организации работы;
3. организационные мероприятия;
4. итоги работы;
5. результаты ревизии.
Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами. Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:
1. изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно - справочных документов предприятия;
2. подготовку текста документа;
3. согласование текста документа;
4. подписание приказа;
5. доведение до сведения исполнителей.
Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу. Текст приказа состоит из двух частей:
1. констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;
2. распорядительной.
Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается. Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации. Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ. К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ. Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.
Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом "Согласование". Реквизиты приказа:
1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование вида документа - ПРИКАЗ;
4. дата, номер;
5. место составления;
6. заголовок;
7. текст;
8. подпись;
9. визы согласования.
С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки. Выписка из приказа - копия основной части текста документа, которая необходима для работы. Констатирующая часть текста пишется полностью. Реквизиты выписки из приказа:
1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
4. дата, номер (те же, что и у приказа);
5. место составления;
6. заголовок;
7. часть текста;
8. подпись (кроме личной подписи);
9. заверительная надпись (отделяется от подписи 2-3 интервалами).
Приказы оформляются на общих бланках.
Следующим видом распорядительного документа является распоряжение. Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Выделяют следующие виды распоряжений:
а) длительного действия;
б) касающиеся конкретного вопроса.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: "В соответствии", "В связи", "В целях". Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:
1. наименование организации;
2. наименование вида документа;
3. дата, номер;
4. место издания;
5. заголовок;
6. текст;
7. подпись;
8. отметка о согласовании.
Текст оформляется на бланке формата А4. Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами. Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.
Еще один вид распорядительного документа - указание. Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера. К вопросам организационно - методического характера относятся следующие:
а) организация исполнения приказов;
б) организация исполнения инструкций.
Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной. Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: "Во исполнение ...", "В целях...", "В соответствии ...".
Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания. Указание оформляется на бланке формата А4. Формуляр указания состоит из реквизитов:
1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. заголовок;
7. текст;
8. подпись;
9. отметка о согласовании.
Следующий вид распорядительного документа - решение. Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр решения состоит из реквизитов:
1. название организации;
2. наименование вида документа;
3. дата, номер;
4. место издания;
5. заголовок;
6. текст;
7. подписи (председатель, секретарь);
8. визы.
Следующий вид распорядительного документа - постановление. Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.
7.3. Организационные документы (договор,должностная инструкция)
Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:
1. общие положения;
2. организационное единство;
3. регламент деятельности;
4. финансово - материальная база;
5. отчетная и ревизионная деятельность;
6. порядок ликвидации и ответственность по делам организации.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.
1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. название вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. гриф утверждения;
7. текст;
8. подпись руководителя.
В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:
1. общие положения;
2. должностные обязанности;
3. права;
4. ответственность.
В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.
Реквизиты формуляра должностной инструкции:
1. наименование министерства или ведомства;
2. наименование организации;
3. наименование вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. заголовок в именительном падеже;
7. гриф утверждения;
8. текст;
9. подпись автора;
10. визы.
Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.
Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.
Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.
Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения:
1. общие положения;
2. основные задачи;
3. функции;
4. права;
5. организация работы.
Формуляр - образец положения состоит из реквизитов:
наименование ведомства,
название организации,
наименование структурного подразделения,
гриф утверждения,
наименование вида документа - положение,
дата, номер,
место издания (город),
заголовок,
текст,
подписи,
гриф согласования,
визы.
Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:
1. организация работы предприятия;
2. взаимные обязанности работников и администрации;
3. предоставление отпусков;
4. командирование сотрудников;
5. внутриобъектный режим.
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.
8. Форма номенкулатуры дел организации
Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:
• предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
• содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
• закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
• имеет справочное значение при изучении структуры организации;
• является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
• используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:
• Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4);
• Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1);
• Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).
Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:
• типовая номенклатура дел;
• примерная номенклатура дел;
• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.
Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:
• в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
• в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.
Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.
Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
• уставом или положением об организации,
• положениями о структурных подразделениях,
• штатным расписанием,
• номенклатурой дел организации за прошлый год,
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
• регистрационными формами,
• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
• типовыми и примерными номенклатурами дел.
Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:
• номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;
• формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения ("Приказы генерального директора по производственным вопросам", "Документы к протоколам заседания совета директоров (проекты решений, справки, обзоры, планы и др.)");
• дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения.
Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:
Индекс дела Заголовок дела
(тома, части) Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
Название раздела
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:
• в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);
• в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
• в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;
• в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. В этой графе могут быть проставлены и такие отметки, как "До замены новым", "До минования надобности", "ЭК", "ЭПК". Отметка "ЭК" может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение;
• в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций.
Следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях.
При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.
Заключение
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
Список использованной литературы
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов от 2003-07-01
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 75.
3. Типовая инструкция по делопроизводству в управлениях железных дорог, на предприятиях, в учреждениях и организациях федерального железнодорожного транспорта Российской Федерации от 18.06.98 г. № ЦН-564
4. Альбрехт А.Б. Архивы коммерческих организаций. – М.: МЦФЭР, 2005. – 192 с.
5. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
7. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 3.4.
Приложение 1
к п. 6.1.4 Типовой инструкции от 18.06.98 № ЦН-564
Форма номенклатуры дел организации
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
организации
МИНИСТЕРСТВО
путей сообщения
Российской Федерации Подпись
Дата
Наименование организации
Номенклатура дел
________________№______________________
на 199 г.
________________________________________________________________________________
Наименование раздела
Индекс дела Заголовок дела
(тома, части) Кол-во дел
(томов, частей) Срок хранения
дела (тома, части) и № статей по перечню (1) Примечание
1 2 3 4 5
Наименование должности работника,
ответственного за делопроизводство подпись инициалы,
фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Руководитель архива организации железнодорожного транспорта
(лица, ответственного за архив)
Подпись подпись инициалы,
фамилия
Дата
-----------------------
(1) Название перечня и его выходные данные
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _______году в организации____________
По срокам хранения Всего В том числе
переходящих с отметкой "ЭПК"
1 2 3 4
Постоянного
Долговременного
(свыше 10 лет)
Временного
(до 10 лет включительно)
ИТОГО
Наименование должности ответственного
за делопроизводство организации подпись инициалы
фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности
передавшей сведения подпись инициалы,
фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организация
Приложение 2
СТАНДАРТНАЯ ФОРМА
ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ СОТРУДНИКА
Титульный лист
Для подразделений Общества вверху справа указывается:
“Утверждаю” Генеральный директор Общества, Ф.И.О., подпись, дата утверждения.
В центре титульного листа после слов “Должностная инструкция” указывается наименование подразделения, затем наименование должности.
Например:
Должностная инструкция
Отдел кадров
Начальник отдела кадров
1. Общие положения
1.1. Полностью называется должность и указывается категория подразделения (бюджетное, коммерческое, сервисное), к которому относится данная должность.
1.2. Обозначается порядок назначения на должность и освобождения от должности, порядок согласования кандидатуры на данную должность.
1.3. Перечисляются нормативные документы (внутренние и государственные), которыми руковод¬ствуется данный сотрудник в своей деятельности.
2. Требования к должности
2.1. Образование: указывается необходимый уровень образования (высшее, неполное высшее, среднее специальное, среднее).
2.2. Специальность по образованию: указываются требования к профилю образования (техническое, экономическое, гуманитарное и т. д.) либо одна или несколько квалификаций, соответствующих требованиям должности (инженер-механик, бухгалтер, экономист и т. д.).
2.3. Опыт работы по специальности: указывается минимально необходимый стаж и область, в которой должен быть приобретен этот опыт.
2.4. Должен знать: перечисляются конкретные требования к виду и уровню профессиональных знаний и умений (например: Нормативы… от 21.12.90, программы.., системы.., основы управления персоналом, основы экономических знаний, правила заключения договоров и т. п.).
Обязательные знания для сотрудников всех уровней:
– организационная структура Общества, уровни управленческих отношений в Обществе;
– Правила внутреннего трудового распорядка;
– правила охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.
2.5. Особые требования: указываются при необходимости (степень владения иностранным языком, уровень владения ПК, знание определенных программных продуктов, наличие лицензии, водительских прав и стажа вождения и т. п.).
3. Подчиненность и замещение должности
3.1. Указывается должность непосредственного руководителя.
3.2. Указывается должность сотрудника, от которого данный сотрудник может получать дополнительные распоряжения, а также приоритетность выполнения распоряжений п. 3.1 и 3.2.
3.3. Указывается наименование должности, которую замещает и которой замещается в случае необходимости данный сотрудник.
4. Цели сотрудника
4.1. Указывается желаемый результат, который должен быть достигнут посредством деятельности сотрудника (прямо следует из целей подразделения).
5. Задачи сотрудника
5.1. Указываются основные направления работы/проекты (средства достижения цели), которые позволят достичь желаемого результата данным сотрудником.
6. Функциональные обязанности сотрудника
6.1. Указываются блочно (в соответствии с задачами) функции, которые необходимы для успешного решения задач, т. е. прописывается технология эффективной работы сотрудника: ведет подготовку... организует... изучает... анализирует... разрабатывает рекомендации... осуществляет поиск... привлекает… и т. п.
Обязательный блок для сотрудников всех уровней:
6.2. Прочие функциональные обязанности.
Следует корпоративным нормам и ценностям, принятым в Обществе в отношении взаимодействия с клиентами, руководством, сотрудниками.
6.3. Постоянно совершенствует свою профессиональную компетентность путем повышения квалификации в различных образовательных центрах, самостоятельной подготовки и др.
Обязательный блок для руководящего персонала:
6.4. Эффективное управление персоналом подчиненного подразделения:
– анализирует работу подчиненных и определяет степень соответствия их профессиональных возможностей поставленным перед ними целям и задачам;
– ежемесячно оценивает качество работы, выполняемой подчиненными в соответствии с действующими в Обществе нормативными документами;
– разрабатывает Положение о подразделении и Должностные инструкции на сотрудников подразделения;
– знакомит с Положением о подразделении и соответствующей Должностной инструкцией каждого вновь принятого сотрудника;
– организует повышение квалификации подчиненных сотрудников, способствует развитию подчиненного персонала;
– дает предложения по оптимизации кадрового состава подчиненного подразделения;
– участвует в подборе новых сотрудников на вакантные должности совместно с ОУП Общества;
– организует и проводит инструктаж подчиненных по вопросам деятельности подразделения и Общества;
– осуществляет взаимодействие своего подразделения с другими подразделениями Общества;
– составляет графики очередных отпусков работников своего подразделения;
– составляет планы-графики работы подразделения;
– готовит регулярные отчеты о деятельности подчиненного подразделения;
– проводит периодические инструктажи по правилам охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности (для технических служб).
7. Права сотрудника
7.1. Перечисляются основные права, предоставляемые данной должности, по отношению к другим функциональным подразделениям Общества или внешним организациям. Права ограничиваются согласно принятому в Обществе порядку, учредительным, уставным, договорным, нормативным и другим документам.
Обязательный блок для руководящего персонала:
7. 2. Руководитель имеет право (при согласовании с ОУП):
– представлять вышестоящему руководителю предложения о поощрении сотрудников подчиненного подразделения;
– применять меры дисциплинарного взыскания (замечание, выговор);
– применять меры дисциплинарного воздействия (лишение премии, различных льгот).
8. Ответственность сотрудника
8.1. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение сотрудником должностных обязанностей, превышение и неиспользование в полном объеме предоставленных сотруднику прав и полномочий.
8.2. Указывается ответственность сотрудника за разглашение служебной и коммерческой тайны Общества и иных сведений, которые могут нанести ущерб или повлиять на авторитет Общества.
9. Взаимодействие сотрудника
9.1. Указываются основные информационные потоки, в которых участвует данный сотрудник и периодичность получения данной информации, т. е. каналы движения информации различных видов, как передаваемой сотрудником, так и получаемой им на любых носителях. Также перечисляется круг должностных лиц, с которыми происходит обмен информации.
Данные по информационным потокам заносятся в таблицу:
Работник получает информацию Работник передает информацию
Вид, содержание информации
и от кого ее получает Срок и периодичность Вид, содержание информации
и кому ее передает Срок и периодичность
Внутренние информационные потоки
Внешние информационные потоки
10. Критерии оценки сотрудника
10.1. Указывается перечень показателей, по которым оценивается результативность труда сотрудника, занимающего данную должность.
10.2. Указывается периодичность оценки по каждому показателю.
11. Ресурсы, предоставленные Обществом для данной
долж¬ности
11.1. Перечисляется набор ресурсов, предоставляемых сотруднику за счет Общества для исполнения обязанностей (сотовый телефон, полная оплата/лимит счетов телефонных переговоров, служебный автомобиль, ПК и т. п.).
Согласовано:
Вышестоящий руководитель
Директор по персоналу
Разработчик: Непосредственный руководитель
С должностной инструкцией “Название должности” ознакомлен(а):
Ф.И.О. __________________ _______________
(подпись)
Дата “____”____________ 200__г.
Приложение 3
ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА
1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила определяют внутренний трудовой распорядок в АО “Компания” (в дальнейшем – “Компания”), порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности работников и администрации, режим рабочего времени и его использование, а также меры поощрения за успехи в работе и ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
1.2. Правила внутреннего трудового распорядка распространяются на всех работников компании и имеют целью способствовать укреплению трудовой дисциплины, рациональному использованию рабочего времени, высокому качеству работ, повышению производительности труда и эффективности производства.
1.3. Все вопросы, связанные с применением правил внутреннего трудового распорядка, решаются администрацией Компании. В администрацию Компании входят Генеральный директор и его заместители.
2. Порядок приема на работу
2.1. Прием на работу в Компанию производится на основании трудового договора.
2.2. При приеме на работу в Компанию администрация обязана потребовать от поступающего:
– представления трудовой книжки, оформленной в установленном порядке;
– предъявления паспорта, удостоверяющего личность;
– предъявления диплома или иного документа о полученном образовании или документа, подтверждающего специальность или квалификацию.
Прием на работу без указанных документов не производится.
В целях более полной оценки профессиональных и деловых качеств принимаемого работника администрация Компании имеет право предложить ему представить краткую письменную характеристику (резюме) с указанием прежних мест работы и характера выполняемых ранее работ, а также проверить умение пользоваться оргтехникой, работать на компьютере и т. д.
Прием на работу в Компанию может осуществляться с прохождением испытательного срока продолжительностью от 1 до 3 месяцев.
Прием на работу оформляется приказом, который объявляется работнику под расписку.
2.3. При поступлении работника на работу или переводе его в установленном порядке на другую работу администрация:
– ознакомляет его с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъясняет работнику его права и обязанности;
– ознакомляет с правилами внутреннего трудового распорядка;
– проводит инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, противопожарной охране и другим правилам охраны труда, а также об обязанности по сохранению сведений, составляющих коммерческую тайну или служебную тайну Компании, и ответственности за ее разглашение или передачу другим лицам.
2.4. На всех работающих ведутся трудовые книжки в порядке, установленном законодательством.
3. Порядок увольнения
3.1. Прекращение трудового договора может иметь место только по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством.
3.2. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, за¬ключенный на неопределенный срок, предупредив об этом администрацию письменно за две недели. По договоренности между работником и администрацией трудовой до¬говор может быть расторгнут в срок, о котором просит работник.
3.3. Срочный трудовой договор подлежит расторжению досрочно по требованию работника в случае его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работы по договору, нарушения администрацией законодательства о труде, трудового договора и по другим уважительным причинам, предусмотренным действующим трудовым законодательством.
3.4. Трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, а также срочный трудовой договор до истечения срока его действия могут быть расторгнуты администрацией Компании в случаях:
– соглашения сторон;
– ликвидации компании, сокращения численности или штата работников;
– обнаружения несоответствия работника занимаемой долж¬ности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации либо состояния здоровья, препятствующих продолжению данной работы;
– систематического неисполнения работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором, или правил внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного или общественного взыскания;
– прогула (в т. ч. отсутствие на работе более четырех часов в течение рабочего дня) без уважительных причин;
– неявки на работу более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности;
– восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу;
– появления на работе в нетрезвом состоянии, в состоянии наркотического или токсического опьянения;
– совершения по месту работы хищения (в т. ч. мелкого) имущества Компании, установленного вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания или применение мер общественного воздействия.
3.5. Прекращение трудового договора объявляется приказом по Компании. По просьбе работника ему выдается справка с указанием размера его заработной платы. Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью. Днем увольнения считается последний день работы.
4. Основные обязанности работников
4.1. Работники компании обязаны:
4.1.1. Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда.
4.1.2. Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения, работать над повышением своего профессионального уровня.
4.1.3. Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей.
4.1.4. Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы.
4.1.5. Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственной санитарии, противопожарной безопасности.
4.1.6. Не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации как в РФ, так и за рубежом сведений, полученных в силу служебного положения и определенных специальным документом как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред Компании или ее работникам.
4.1.7. Сознательно не вводить в заблуждение администрацию и непосредственных руководителей ложной информацией, относящейся к трудовой деятельности и обстоятельствам, способным повлиять на нее.
4.1.8. Сообщать руководству обо всех нарушениях законодательства.
4.1.9. Сообщать руководству об инициативах конкурентов по выведыванию конфиденциальной информации.
4.1.10. Соблюдать все законы и правила, применимые к сфере деятельности Компании.
4.1.11. Выполнять установленные нормы труда и производственные задания.
4.1.12. Иметь внешний вид, соответствующий нормам делового этикета:
– во внешнем облике сотрудников не должно быть броских и кричащих элементов, одежда не должна выглядеть вызывающе;
– запрещается появляться на рабочем месте в неопрятной одежде и обуви, а также в одежде и обуви домашнего или пляжного стиля;
– длина юбки у женщин должна быть не выше 10 см от колен.
4.2. Работникам запрещаются следующие действия:
4.2.1. Выражения расового или религиозного презрения, дискриминация и запугивание по признакам расы, цвета кожи, религии, пола, возраста, инвалидности, стажа или любым другим признакам, не имеющим отношения к деловым интересам Компании.
4.2.2. Действия, комментарии или любое поведение (замечания, шутки и т. п.) на рабочем месте, которые могут, по мнению администрации, привести к запугиванию работников и создать агрессивную обстановку.
4.2.3. Угрозы, грубость и насилие.
4.2.4. Выступления, заявления от имени Компании без разрешения администрации или соответствующих полномочий.
4.2.5. Интервью, касающиеся деятельности Компании без разрешения администрации.
4.2.6. Пользование информацией, полученной из баз данных или иных источников принадлежащих Компании, не в ее интересах.
4.2.7. Занятие посторонними делами или личным бизнесом в помещении Компании и в рабочее время.
4.2.8. Использование оборудования Компании, расходных материалов, телефонов, ресурсов или частной информации Компании в личных целях и для выполнения посторонней работы любого вида.
4.2.9. Сексуальные домогательства по отношению к работникам Компании.
4.2.10. Курение в помещениях Компании.
4.2.11. Появление в помещениях Компании и на рабочем месте в состоянии воздействия наркотических и психотропных веществ (даже если они принимались по предписанию врача), в т. ч. алкоголя.
4.2.12. Организация распродаж всех видов товаров в помещениях Компании.
4.2.13. Без согласия администрации работать по совместительству в других организациях либо выполнять для них работы или оказывать услуги по договорам гражданско-правового характера деятельности Компании.
4.3. Круг обязанностей, которые выполняет каждый работник по своей специальности, квалификации, должности, определяется трудовым договором и должностной инструкцией.
5. Лояльность
5.1. Обязательными условиями сотрудничества работника и Компании является лояльность работника по отношению к работодателю, способность работника в своей трудовой деятельности руководствоваться корпоративными интересами.
6. Основные обязанности администрации
6.1. Администрация обязана:
– соблюдать законодательство о труде;
– правильно организовать труд работников на закрепленных за ними рабочих местах, обеспечивать необходимыми принадлежностями и оргтехникой, создавать здоровые и безопасные условия труда;
– обеспечивать строгое соблюдение трудовой дисциплины, применять меры воздействия к нарушителям трудовой дисциплины;
– соблюдать оговоренные в трудовом договоре условия оплаты труда;
– способствовать работникам в повышении ими своей квалификации, совершенствовании профессиональных навыков.
6.2. Администрация, осуществляя свои обязанности, стремится к созданию высокопрофессионального работоспособного коллектива, развитию корпоративных отношений среди работников, их заинтересованности в развитии и укреплении деятельности Компании.
7. Права работников
Работники имеют право:
7.1. Вносить предложения по улучшению работы, а также по вопросам социально-культурного или бытового обслуживания.
7.2. На вознаграждение за труд без какой бы то ни было дис¬криминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.
7.3. На отдых.
7.4. На рабочее место, защищенное от воздействия вредных и опасных факторов, нормальные условия труда.
7.5. Обращаться к непосредственному руководителю по любому вопросу, включая такие, как нарушение закона или неэтичное поведение.
7.6. Кроме того, работники пользуются другими правами, предоставленными им трудовым законодательством и трудовым договором.
8. Права администрации
Администрация имеет право:
8.1. Определять, изменять и уточнять трудовые обязанности работников исходя из производственных интересов Компании с учетом трудовых договоров и трудового законодательства.
8.2. Издавать распоряжения и давать указания, обязательные для всех сотрудников, а также требовать их неукоснительного исполнения.
8.3. Контролировать соблюдение работниками Компании трудовой дисциплины и выполнения условий настоящих Правил внутреннего трудового распорядка, применять соответствующие меры воздействия к работникам, их нарушающим.
8.4. Поощрять работников за успехи в работе.
8.5. Применять к работникам Компании меры материальной и дисциплинарной ответственности.
По представлению руководителя подразделения, или администрации, сотрудник Компании, систематически нарушающий трудовую, производственную дисциплину, может быть материально наказан в размере согласно п. 5.1 своего подписанного трудового договора (контракта). Расчет материального наказания производится на основании служебной записки руководителя подразделения на имя Генерального директора. Основанием для материального наказания также могут служить данные автоматизированной пропускной системы.
8.6. Осуществлять другие права, не противоречащие действующему трудовому законодательству.
9. Рабочее время и время отдыха
9.1. В соответствии с действующим законодательством для работников Компании устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 часов с двумя выходными днями – суббота и воскресенье. Администрация вправе установить выходные в другие дни недели. При этом оба выходных дня предоставляются, как правило, подряд.
9.2. Привлечение работников Компании к работе в выходные дни допускается в случаях, оговоренных в трудовом законодательстве и, в частности, для выполнения неотложных, заранее не предвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа Компании в целом или ее отдельного подразделения.
9.3. Начало ежедневной работы, время обеденного перерыва и окончание рабочего дня устанавливается для работников Компании с учетом их производственной деятельности и определяется трудовым договором или графиками работы, утверждаемыми администрацией Компании. Если трудовым договором установлен 8-часовой рабочий день и характер работы не предусматривает технологических перерывов, суммарное время на отдых, питание и курение в течение рабочего дня не должно превышать 1 часа.
9.4. Накануне праздничных дней продолжительность работы сокращается на 1 час.
9.5. При совпадении выходного и праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день.
9.6. Работа в выходной или праздничный день компенсируется предоставлением другого дня отдыха или по соглашению сторон в денежной форме, размер которой определяется индивидуально.
9.7. Работник обязан в случае невыхода на работу по уважительным причинам (болезнь работника или членов его семьи, смерть близких родственников) известить непосредственного руководителя о причинах своего отсутствия на рабочем месте.
10. Отпуск
10.1. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для всех работников согласно действующему законодательству установлена не менее 28 календарных дней.
Очередность предоставления отпусков устанавливается администрацией с учетом производственной необходимости и пожеланий работников.
10.2. Администрации Компании и руководителям структурных подразделений ежегодный оплачиваемый отпуск предо¬ставляется в два этапа – по 14 календарных дней.
Другим работникам Компании по их желанию или в случае производственной необходимости ежегодный отпуск также может быть предоставлен в два этапа. Право на ежегодный отпуск у работника Компании возникает через 6 месяцев после даты возникновения трудовых правоотношений, если иное не оговорено в трудовом договоре.
10.3. Если предоставление работнику отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы Компании, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий год.
10.4. Запрещается непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд. Замена отпуска денежной компенсацией не допускается, кроме случаев увольнения работника, не использовавшего отпуск.
10.5. Работник Компании может быть отозван из очередного отпуска, если это обусловлено производственной необходимостью. Решение об этом может быть принято Генеральным директором Компании по представлению руководителя структурного подразделения.
10.6. График отпусков работников Компании составляется в январе текущего года. Руководители структурных подразделений должны подать в службу персонала информацию по своему подразделению до 25 января текущего года.
10.7. Работникам Компании при уходе в очередной отпуск выдается единовременное пособие в размере средней заработной платы.
10.8. В связи с личными и семейными обстоятельствами работнику по его просьбе с разрешения руководителя Компании может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы.
11. Поощрения за успехи в работе
11.1. За высокопрофессиональное выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, продолжительную и безупречную работу и другие успехи в труде применяются следующие меры поощрения работников Компании:
– объявление благодарности;
– награждение ценным подарком, денежной премией;
– повышение в должности.
Поощрения объявляются приказом, доводятся до сведения коллектива и заносятся в трудовую книжку работника.
12. Ответственность за нарушения трудовой дисциплины
12.1. За нарушение трудовой дисциплины администрация применяет следующие дисциплинарные взыскания:
– замечание;
– выговор;
– увольнение.
12.2. Администрация имеет право вместо наложения дисциплинарного взыскания передать вопрос о нарушении трудовой дисциплины на рассмотрение трудового коллектива. Долж¬ны быть затребованы объяснения. Отказ работника дать объяснения не может служить препятствием для применения взыскания.
12.3. Дисциплинарные взыскания применяются непосредственно за обнаружением проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения, не считая времени болезни или пребывания работника в отпуске. Взыскание не может быть наложено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
12.4. За каждое нарушение трудовой дисциплины может быть наложено только одно дисциплинарное взыскание. При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника.
12.5. Приказ о применении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его применения объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию под расписку в трехдневный срок.
12.6. Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не подвергшимся дисциплинарному взысканию.
12.7. Дисциплинарное взыскание может быть снято администрацией по своей инициативе, по ходатайству непосредственного руководителя или трудового коллектива, если подверг¬нутый дисциплинарному взысканию не совершил нового проступка и проявил себя как добросовестный работник. В течение срока действия дисциплинарного взыскания меры поощрения, указанные в настоящих Правилах, к работнику не применяются.
13. Заработная плата, социальное страхование, льготы
13.1. Оплата труда каждого работника зависит от его личного трудового вклада и качества труда и максимальным размером не ограничивается.
13.2. Месячная оплата труда каждого работника, отработавшего полностью определенную на этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже минимального размера оплаты труда.
В минимальный размер оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, а также премии и другие поощрительные выплаты.
13.3. Администрация Компании вправе ввести новые или изменить существующие условия оплаты труда, при этом она обязана известить об этом работников Компании не позд¬нее чем за 2 месяца.
13.4. Работники Компании пользуются всеми видами обеспечения государственного социального страхования.
13.5. По решению администрации работникам Компании могут быть выплачены единовременные пособия в следующих случаях:
СОБЫТИЕ РАЗМЕР, руб. ПРИМЕЧАНИЕ
День рождения 300 Подарок
Бракосочетание 3000 Подарок
Рождение ребенка 5000 Подарок
Лечение в стационаре Оклад (по усмотрению администрации) При лечении сроком более 3 недель
Погребение в случае смерти близких родственников От 5000 до 15 000 По решению Генерального директора
Служебные записки и необходимые документы на получение единовременных пособий передаются руководителем подразделения в службу персонала. Дополнительные вы¬платы и компенсации, порядок их предоставления работникам устанавливаются администрацией.
13.6. Сотрудники, проработавшие в компании более двух лет, имеют право на получение денежной ссуды в размере и на условиях, определенных в нормативных документах Компании.
14. Прочие условия
14.1. С правилами внутреннего распорядка должны быть ознакомлены все работники Компании.
14.2. Трудовые споры по вопросам приема и освобождения от работы, оплаты и применения дисциплинарных взысканий разрешаются в порядке подчиненности или в установленном действующим законодательством порядке.
14.3. Настоящие Правила вступают в силу с момента их утверждения Генеральным директором компании.
|
КАТЕГОРИИ СТАТЕЙ
